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  • Staff Keyboo

Cómo organizar un evento ambiental o sustentable paso a paso: etapas y beneficios

La preocupación de los jóvenes por el grave deterioro ambiental ante fenómenos como el cambio climático, ha llevado a las empresas a reflexionar sobre la responsabilidad que tienen y buscar posicionar sus marcas como sustentables.

La organización de eventos sustentables es una de las tendencias más importantes del sector MICE (Reuniones, Incentivos, Conferencias y Exhibiciones por sus siglas en inglés) durante 2020.

La preocupación de los jóvenes por el grave deterioro ambiental ante fenómenos como el cambio climático, ha llevado a las empresas a reflexionar sobre la responsabilidad que tienen y buscar posicionar sus marcas como sustentables.

¿Qué es un evento sustentable o fiesta ecológica?

Un eventos sustentable se puede definir como aquel que durante todas sus etapas implementa prácticas y acciones para:

  • minimizar los impactos negativos sociales y ambientales,

  • generar ahorro de recursos,

  • generar beneficios para el destino que recibe el evento a través de la vinculación con la comunidad,

  • promueve el consumo responsable y la gestión responsable de los recursos.

Beneficios de organizar un evento sustentable

Organizar eventos empresariales o corporativos sustentables genera múltiples beneficios económicos, sociales y ambientales. Algunos de los más importantes son:

  • Ahorro de recursos a partir de la gestión eficiente y reducción del consumo de materiales innecesarios.

  • Fomento del consumo local lo que impulsa a empresas locales/regionales.

  • Generación de empleos temporales a nivel local.

  • Ventajas competitivas, promocionales y de imagen.

  • Satisfacción de participantes y clientes.

  • Apoyo a entidades sociales a través de la donación o acciones de voluntariado.

  • Fomento a la formación de una cultura de la sustentabilidad entre organizadores y asistentes. Fomento de la creatividad e innovación.

  • Reduce la generación de residuos y fomenta el reciclaje.

  • Mecanismo para difundir buenas prácticas en materia de sustentabilidad.

  • Sensibiliza en materia ambiental y promueve un comportamiento más sostenible.

Etapas en la organización de eventos sustentables

Para que un evento sea considerado como sustentable no es necesario que cumpla con todos los criterios, pero puedes tomarlos en cuenta para la organización de futuros eventos.

Considera que cada evento corporativo tiene sus características y áreas de oportunidad y el hecho de que algunos criterios no se cumplan no implica un fracaso.

De acuerdo con una guía elaborada por el gobierno del estado de Guanajuato, las etapas para organizar un evento sustentable son:

Diseño y planeación

  • Establecer objetivos específicos que detallen las responsabilidades de cada uno de los involucrados en la organización.

  • Definir metas de ahorro de materiales y otros recursos.

  • Un sistema de control de resultados con indicadores a cuantificar.

  • Definir criterios a tomar en cuenta al momento de contratar, comprar y elegir un proveedor. Planear una estrategia de comunicación y difusión para lograr el aumento de conciencia tanto en los participantes como en los proveedores.

  • Planificar lo que se va a hacer con los materiales sobrantes y la gestión de residuos.

Organización

  • Selección de proveedores que cumplan con los criterios establecidos en la política de sustentabilidad.

  • Puedes elaborar un checklist para que cada proveedor potencial lo responda y así identificar su nivel de cumplimiento.

  • Incluir en contratos y solicitudes de cotización a proveedores las cláusulas de sustentabilidad establecidas en la etapa anterior en los criterios de selección de proveedores.

  • Buscar patrocinadores empresas que sean socialmente responsables.

  • En caso de ser necesario, definir e implementar programas de formación y/o sensibilización para los involucrados en la organización del evento (colaboradores y voluntarios) con respecto a las acciones que se implementarán, por ejemplo, separación de residuos.

  • Definir la actividad de apoyo a la comunidad que se realizará.

  • Impulso a las empresas sociales y preferencia de proveedores locales.

Ejecución

  • No pierdas de vista los objetivos del evento y las responsabilidades que cada participante.

  • Verifica la correcta ejecución de las actividades del plan de acción.

  • Ejecuta medidas correctivas en caso de identificar fallo en alguna de las acciones.

  • Supervisa el manejo correcto de los residuos.

  • Recolecta información para generar reportes de resultados.

  • Comunica las acciones de sustentabilidad durante el evento.

Cierre y evaluación

  • Realizar encuestas de satisfacción y percepción de las acciones de sustentabilidad para participantes y proveedores.

  • Elaboración de reportes de resultados.

  • Comparativa de objetivos y resultados.

  • Difusión de los resultados obtenidos.

  • Agradecimientos especiales y reconocimiento de los esfuerzos individuales y colectivos.

  • Recolectar los materiales sobrantes y verificar la correcta gestión de los residuos.

  • Contabilizar impactos sociales y ambientales así como ahorros económicos.

  • Análisis FODA para identificar áreas de oportunidad y puntos fuertes.

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